Papier firmowy nie jest zwykłą kartką papieru, którą dowolnie wypełniamy wybranymi danymi oraz odpowiednio przygotowaną grafiką. Nie tylko jego odpowiednie zaprojektowanie może zaważyć na losie firmy, ale niekiedy obowiązują nas określone wymogi prawne co do tego, jak powinien wyglądać i jakie informacje zawierać.

Niezależnie od tego czy daną firmę obowiązuje ustawa, którą przytaczamy poniżej, wytyczne, jakie projektant powinien zawrzeć w swojej pracy są jednoznaczne. Wzór papieru firmowego koniecznie opatrzony musi być nazwą i logo firmy, najlepiej w odpowiednio dużym rozmiarze. Od twórcy i jego wizji artystycznej zależy czy usytuuje go na górze czy na dole strony, w lewym czy prawym rogu, ważne aby było ono jednoznacznie wyeksponowane.

Dla niektórych instytucji wymagania zgodne z brzmieniem artykułu 206 Kodeksu Spółek Handlowych są obowiązkowe, my radzimy jednak, aby każdy wzór takowe posiadał. Przytaczając więc ustawę, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne w swój papier firmowy opatrzyć muszą siedzibą i adresem spółki, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru; Numer Identyfikacji Podatkowej i wysokość kapitału zakładowego. Informacje tego typu warto zapisać niewielkim, ale widocznym drukiem, w stopce, rogu lub z boku.

Innymi elementami, nie określonymi już zapisami prawnymi, lecz wciąż niezbędnymi są oczywiście dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres mailowy i korespondencyjny, nie zawsze tożsamy z siedzibą firmy. Przydatny staje się slogan, który zwróci uwagę odbiorcy i być może zostanie zapamiętany. Nie zapomnijmy również o tle nawiązującym do ogólnej stylistyki wizualnej firmy. Odpowiednio przygotowane, wywoła przyjemne wrażenia wzrokowe i wpłynie pozytywnie na wizerunek instytucji.

Koniecznie zadbajmy zatem o odpowiednie przygotowanie papieru firmowego, ponieważ może to przynieść duże korzyści – bądź odwrotnie – straty dla naszej firmy.